¿Podemos ahorrar en las compras de material?

Por norma general, identificamos el ahorro en los costes de compra con el conseguir comprar al mejor precio aprovechando las oportunidades del mercado. Comprar más unidades de las que realmente se necesitan tiene dos consecuencias inmediatas:

• Compramos material que aún no necesitamos y, por lo tanto, aumentamos nuestro stock.
• Pagamos por un material que todavía no vamos a consumir y, por lo tanto, no vamos a cobrar del paciente.

En todas las empresas, y por lo tanto, también en todas las clínicas dentales, la gestión de las compras y del stock merecen especial atención y dedicación puesto que son las partidas más importantes de pago a las que tienen que hacer frente.

En el caso de las compras de material fungible las consecuencias de una salida de dinero para comprar material que no se necesita en la clínica son claras. Y caras. Para evitar estas situaciones, lo mejor es disponer de una política de compras y de inventario bien diseñadas.
Una política de compras bien diseñada tiene que tener en cuenta los aspectos siguientes:

• Disponer de un software que permita la gestión del stock.
• Definir el nivel de stock mínimo que queremos para cada producto de material fungible.
• Elaborar el procedimiento de altas y bajas de inventario, definir claramente las funciones y responsabilidades de cada persona que participa en el proceso.
• Definir los listados que permitirán conocer el stock y la cantidad óptima a comprar.
• Realizar un recuento del inventario de material fungible como punto de salida del procedimiento. (Se aconseja realizar este inventario al menos una vez al año para equilibrar las posibles variaciones entre el stock real y el stock virtual que vayan originándose a lo largo del año).
• Elaborar el procedimiento de compra y aprobación de las compras por parte del responsable de la clínica dental.

Los procedimientos de compra y de inventario tienen las ventajas siguientes:

• Se reducen las compras efectuadas según criterios subjetivos, eliminando las compras de material no necesario o en exceso.
• Se optimizan las compras por cuanto se compra según se consume.
• Se evitan las roturas de stock, es decir, se elimina la situación de necesitar un producto y no tenerlo a disposición.
• Se ahorran lo costes derivados de los envíos urgentes del material “que necesitamos para la operación de mañana” y que no tenemos en estoc.
• Se refuerza el control del odontólogo sobre las compras al necesitar su aprobación.
• Hay un ahorro inmediato al comprar lo necesario.
• Se conoce el volumen de compras por proveedor y pueden negociarse descuentos por volumen a principios de año.