- Vam comprar material que encara no necessitem i, per tant, augmentem el nostre estoc.
- Paguem per un material que encara no anem a consumir i, per tant, no cobrarem del pacient.
En totes les empreses, i per tant, també en totes les clíniques dentals, la gestió de les compres i l'estoc mereixen especial atenció i dedicació ja que són les partides més importants de pagament a què han de fer front.
En el cas de les compres de material fungible les conseqüències d'una sortida de diners per comprar material que no es necessita a la clínica són clares. I cares. Per evitar aquestes situacions, el millor és disposar d'una política de compres i d'inventari ben dissenyades.
Una política de compres ben dissenyada ha de tenir en compte els aspectes següents:
- Disposar d'un programari que permeti la gestió de l'estoc.
- Definir el nivell d'estoc mínim que volem per a cada producte de material fungible.
- Elaborar el procediment d'altes i baixes d'inventari, definir clarament les funcions i responsabilitats de cada persona que participa en el procés.
- Definir els llistats que permetran conèixer l'estoc i la quantitat òptima a comprar.
- Realitzar un recompte de l'inventari de material fungible com a punt de sortida del procediment. (S'aconsella realitzar aquest inventari almenys un cop l'any per equilibrar les possibles variacions entre l'estoc real i l'estoc virtual que vagin originant al llarg de l'any).
- Elaborar el procediment de compra i aprovació de les compres per part del responsable de la clínica dental.
Els procediments de compra i d'inventari tenen els avantatges següents:
- Es redueixen les compres efectuades segons criteris subjectius, eliminant les compres de material no necessari o en excés.
- Es optimitzen les compres ja que es compra segons es consumeix.
- S'eviten els trencaments d'estoc, és a dir, s'elimina la situació de necessitar un producte i no tenir-lo a disposició.
- S'estalvien el costos derivats de les trameses urgents del material "que necessitem per a l'operació de demà" i que no tenim en estoc.
- Es reforça el control de l'odontòleg sobre les compres a l'necessitar la seva aprovació.
- Hi ha un estalvi immediat en comprar el necessari.
- Es coneix el volum de compres per proveïdor i poden negociar descomptes per volum a principis d'any.